ChatGPTでメールを書いて時間を節約する方法

空白のメール画面を見つめながら、ぴったりの言葉が浮かぶのを待っていませんか？今では多くのビジネスパーソンがChatGPTを使って「書き出せない」状態を抜け出し、毎週何時間もの時間を節約しています。

記事のまとめ

1. 役割 - AIにどんな立場で書いてほしいですか？（親しみやすいサポート担当者、かしこまった文体のプロジェクトマネージャー）

2. 背景 - 相手は誰ですか？どんな関係ですか？これまでにどんなやり取りがありましたか？

3. 目的 - メールで何を達成したいですか？（会議の確認、フィードバックの依頼、フォローアップ）

4. トーン - 「フォーマル」「カジュアル」だけでなく、具体的に指定しましょう。（相手に共感しつつ毅然と、明るく励ますように）

• スレッドを要約する - 長いメールのやり取りをコピーし、主な決定事項と対応すべきことをまとめてもらいます。

• テンプレートを作る - 新規顧客の受け入れや週次報告に使い回せるひな形を作ります。

• 下書きを編集する - 「もっと簡潔にして」「相手に行動を促す表現を強めて」などと指示します。

• ありきたりなプロンプトでは、機械的な文章になってしまいます。

• AIの下書きには必ず自分らしさを加え、編集しましょう。

• プロンプトに機密情報を含めてはいけません。

• 送信前に名前、日付、細かな情報が正しいか確認しましょう。

ひと工夫： 詳しいプロンプトは、キーボードで打つより音声入力すると、より早く結果を得られます。

最近の調査によると、ChatGPTユーザーの5.4%超がメールや手紙を書くために利用しています。つまり、このプラットフォームでは創作よりもメール作成のほうが人気があるのです。

音声入力でChatGPTのメールをもっと速く、よりよく書く

結論： ChatGPTは、プロンプトに具体的な背景が含まれていると、よりよいメールを書けます。その背景は、キーボードで打つよりも声で入力したほうが速いことがよくあります。特に、相手、状況、トーン、求める結果を詳しく説明する必要がある場合に便利です。

「フォローアップメールを書いて」という短いプロンプトを打つ代わりに、依頼内容を丸ごと話してみましょう。詳しい音声プロンプトを使えば、ChatGPTに役立つ材料をより多く渡せるため、通常は修正の少ない下書きが得られます。

音声入力からChatGPTでメールを書くまでの簡単な手順

1. 状況を声に出して説明します。 誰へのメールか、何が起きたか、相手に何をしてほしいかを伝えます。

2. ChatGPTに最初の下書きを頼みます。 トーン、長さ、相手に促したい行動を指定します。

3. 下書きを一度読みます。 名前、日付、記載内容、機密に関わる情報を確認します。

4. 仕上げの修正を音声で指示します。 「書き出しをもっと温かくして」「依頼をもっとはっきり伝えて」など、短い指示を使います。

この方法は、営業のフォローアップ、サポートへの返信、顧客への進捗報告、仕事の打診に向いています。また、伝えたいことは決まっていても、一から打ちたくないような、書きにくいメールにも役立ちます。

主にGmailやOutlookでメールを書いているなら、VoicyのGmailでの音声入力とOutlookでの音声入力のガイドをご覧ください。一日中ChatGPTを使うなら、ChatGPTで音声入力を使う方法から始めるのがいちばん手早いでしょう。

ChatGPTを文章作成のパートナーにする

明確な指示を与えれば、ChatGPTは日々の仕事を支える強力なツールになります。何分もかけずに、わずか数秒で、より明確で質の高いメールを作れます。

ChatGPTからよい結果を得るには、プロンプトに次の4点を含めましょう。

• 背景： 誰に、何のために書きますか？

• 目的： メールで何を達成する必要がありますか？

• トーン： フォーマル、親しみやすい、緊急性を感じさせるなど、どんな文体にしますか？

• 重要な情報： 名前、日付、プロジェクトの情報などを含めます。

このシンプルな型を使うと、ChatGPTは送信できる状態まで90%仕上がった、しっかりした下書きを作ってくれます。

メール作成でAIが本領を発揮するのは、最初の大変な作業を引き受けるところです。質のよい下書きが手に入り、すぐに自分らしく整えて送れます。

もっと幅広くAIを活用したいですか？ChatGPTを見込み客の獲得に活用する方法とGmailで音声入力を使う方法のガイドもご覧ください。

成果につながるプロンプトを書く

ChatGPTに「フォローアップメールを書いて」と頼んだら、機械的な文章が返ってきたことはありませんか？問題はAIではなく、指示の出し方にあります。

ChatGPTを検索エンジンのように扱うのはやめましょう。明確な仕事の説明が必要な、新しいチームメンバーだと考えてください。曖昧な依頼には曖昧な答えが返ってきます。詳しいプロンプトなら、そのまま送れる状態に近い下書きが得られます。

秘訣は、4つの重要な情報を渡すことです。

よいプロンプトを構成する4つの要素

この4つは、どのプロンプトにも欠かせない要素だと考えてください。1つでも欠けると、結果の質が下がります。

役割： AIにどんな立場になってほしいですか？親しみやすいサポート担当者でしょうか？かしこまった文体のプロジェクトマネージャーでしょうか？明るいマーケティング担当者でしょうか？これが回答全体の土台になります。

背景： どのような事情がありますか？相手が誰なのか、どんな関係なのか、これまでにどんな会話をしたのかをChatGPTに伝えましょう。機械的な言い回しを避けるうえで、最も大切な部分です。

目的： ゴールは何ですか？メールで達成したいことを明確にしてください。会議の確認でしょうか？フィードバックの依頼でしょうか？請求書についての催促でしょうか？

トーン： どんな印象のメールにしたいですか？「フォーマル」「カジュアル」より踏み込んで指定しましょう。「相手に共感しつつ毅然と」「明るく励ますように」「簡潔で仕事にふさわしい文体で」といった表現を試してみてください。

よいプロンプトは、制作の依頼書のようなものです。役割、背景、目的、トーンを明確にすると、ChatGPTは単なるツールから、戦略的な文章作成のパートナーに変わります。

詳しさが生む違いを見てみよう

情報を詳しくすると、メールの下書きは次のように変わります。

共通点がわかりますか？詳しく入力するほど、よい結果が得られます。

ひと工夫： 詳しいプロンプトは、キーボードで打つより音声入力するほうが速く入力できます。詳しくはChatGPTでの音声入力のガイドをご覧ください。

どんな場面にも合うトーンを身につける

きつく聞こえすぎないか、あるいはくだけすぎていないかが気になって、メールの書き直しに20分もかけたことはありませんか？ChatGPTで下書きを作ると役立ちますが、それには適切な指示の出し方を知る必要があります。

単に「プロフェッショナルな」トーンと頼むだけでは曖昧すぎます。企業の定型挨拶のような、味気なく機械的な下書きになってしまいます。

具体的に指示しましょう。俳優に演技をつけるように考えてください。動機や背景を伝えれば、よりよい演技につながります。AIへのプロンプトも同じです。

実際、30歳未満の成人の58%がすでにChatGPTを試しており、仕事でのコミュニケーションが大きく変化していることを示しています。詳しくはPew Research Centerをご覧ください。

トーンを具体的な言葉で指定する

プロンプトに感情を具体的に表す言葉を加えると、真価が発揮されます。仕事での対応が難しい場面にも、うまく対処しやすくなります。

よくある場面をいくつか見てみましょう。

悪い知らせを伝える： 「フォーマルなメールを書いて」ではなく、こう頼んでみましょう。「プロジェクトの遅延について、相手への共感を示し、事情を率直に伝えるメールを作成してください。ご迷惑をかけることを認めつつ、新しいスケジュールについては自信を持った姿勢を保ってください。」

依頼を断る： 「丁寧に断る文章を書いて」の代わりに、「講演への招待を丁重に断る文章を作成してください。温かさと感謝を示し、代案を提案して、今後の機会につながる余地を残してください」と伝えます。

返信を催促する： 「催促メールを書いて」ではなく、「まだ返答のない提案について、親しみやすくも毅然としたフォローアップメールを作成してください。相手への理解を示しつつ、急いでいることも伝えてください。金曜日までに判断が必要だと明確にしてください」と指示しましょう。

こうした具体的な指示があると、ChatGPTはそれぞれの場面で必要な印象にぴったり合う文章を作りやすくなります。

ChatGPTでメール業務を賢くこなす方法

ChatGPTにできるのは、白紙を文章で埋めることだけではありません。メール業務の中で時間や気力を奪われる作業を、効率よく進めるために使いましょう。

長いメールのやり取りを要約する

長いメールのやり取りに途中から加わり、「これまでの状況を把握して」と言われたことはありませんか？20分もスクロールして読む代わりに、スレッド全体をコピーし、簡単な指示と一緒にChatGPTへ渡しましょう。

私が使っているプロンプトはこちらです： 「このメールのやり取りから、主な決定事項、対応すべきこと、未解決の質問を要約してください。対応すべきことは担当者ごとに一覧にしてください。」

何が決まり、次に何をすればよいかがはっきりわかる、整理された実用的な要約が得られます。

繰り返し使えるメールのテンプレートを作る

繰り返し行う作業では、テンプレートが大きな助けになります。新規顧客の受け入れ、プロジェクトの進捗報告、返信が遅れている相手へのフォローアップなど、よくある場面を思い浮かべてください。

毎回一から書く代わりに、ChatGPTに土台を作ってもらいましょう。

新規顧客の受け入れ： 今後の手順、チームの紹介、重要な資料へのリンクを含む歓迎メールの下書きを頼みます。

週次報告： 「達成したこと」「来週の優先事項」「進行を妨げていること」という項目を設けた報告を組み立ててもらいます。

ChatGPTをコミュニケーションの設計士だと考えてみましょう。使いやすいテンプレートを作ると作業の流れを標準化でき、どのメッセージも一貫した高い品質に保てます。

ChatGPTを編集者として使う

最も効果的なのは、この方法かもしれません。AIを編集のパートナーにするのです。下書きを貼り付けて、具体的に指示します。

私がいつも使っている指示はこちらです。

• 「もっと簡潔にしてください。」 余計な部分を削り、文章を引き締めてくれます。

• 「相手に行動を促す表現を強めてください。」 依頼をより直接的で説得力のある言い方に直してくれます。

• 「わかりやすさを確認し、改善案を出してください。」 別の視点から文章を見てもらうのにぴったりです。

ほかのツールと組み合わせると、この方法をさらに手早く使えます。Microsoft Outlookで音声入力を使う方法のガイドでは、キーボードを使わず、考えを声で入力してAIで仕上げる手順を紹介しています。

よくある間違いを避ける

ChatGPTを使うとメール作成の時間を節約できますが、完璧ではありません。編集せずにコピーして貼り付けると、不自然で仕事にふさわしくない文章になってしまいます。

大きな間違いの1つは、手を抜いて漠然としたプロンプトを書くことです。「フォローアップメールを書いて」とChatGPTに頼むだけでは、味気なく機械的な下書きになります。誰へのメールか、相手との関係はどうか、何を達成したいかという背景を伝える必要があります。

もう1つの間違いは、文章を生成させたら作業は終わりだと思うことです。AIの下書きは出発点にすぎません。必ず編集して自分らしさを加え、自分の言葉として自然に読めるか確認しましょう。

ChatGPTの下書きは素材だと考えてください。あなたの役目は、それを磨き、自分らしさを加え、細部まで確認することです。信頼を保つには、人によるこの確認を省くことはできません。

最後に、プロンプトには絶対に機密に関わる情報を入れないでください。顧客の機密情報も、個人情報も、会社の秘密も入れてはいけません。

AIを賢く使うための簡単チェックリスト

AIの助けを借りて書いたメールは、送信前に次の点を確認しましょう。

• 背景が何より大切： AIに役割、目的、トーンを明確に伝えましたか？

• 必ず自分らしく整える： 自分が書いたように読めますか？それとも機械が書いたようですか？

• すべての記載内容を事実確認する： 名前、日付、事実は100%正確ですか？

• 機密情報を守る： プロンプトから機密情報をすべて取り除きましたか？

文章作成にはClaudeを使いたいですか？VoicyはClaudeへの音声入力にも対応しているので、詳しいプロンプトを声で入力し、送信前に文字起こしされた内容を編集できます。

よくある疑問に答えます

ChatGPTはほかの言語でもメールを書けますか？

はい、もちろんです。ChatGPTは、スペイン語、フランス語、ドイツ語、日本語をはじめ、ほかにも数十の言語でメールをうまく書けます。

よい結果を得るには、書きたい言語でプロンプトを入力するか、英語で使用する言語を指定してください。たとえば、「プロジェクトの遅延について、顧客宛てにドイツ語でフォーマルなメールを書いてください」と頼んでみましょう。

ひと工夫：重要なメールは、その言語のネイティブスピーカーに確認してもらいましょう。微妙なトーンや言い回しの問題に気づいてもらえれば、意図どおりに伝わる文章にできます。

機密性の高い業務メールに使っても安全ですか？

一般公開されているChatGPTには、機密性の高い情報、秘密にすべき情報、個人情報を絶対に貼り付けないでください。その会話がAIモデルの学習に使われる可能性があります。

より安全なのは、プロンプトを匿名化する方法です。

実名の代わりに「[顧客名]」「[会社名]」などの仮の表記を使ってください。ChatGPTが下書きを生成したら、実際の情報に置き換えます。

より高いセキュリティを必要とする企業向けには、ChatGPT TeamやEnterpriseなどの有料版が、より強力なプライバシー管理機能を提供しています。

AIが書いたメールを機械的に見せないにはどうすればよいですか？

機械が書いたようなメールは、誰も送りたくありません。大切なのは、自分で書いた文章の例をChatGPTに渡すことです。

次の方法が役立ちます。

• まず、「以下の文章から私の文体を分析し、同じトーンで新しいメールを書いてください」と指示します。

• 自分が書いたメールの短い一節を貼り付けます。

「親しみやすく率直なトーンで、文は短くし、内容に合う絵文字を1つ加えてください」といった、文体への直接的な指示も使えます。具体的に指定するほど、自然な自分の言葉に近づきます。

メール業務をもっと速く、賢く進めませんか？Voicyなら、詳しいプロンプトを音声で入力し、下書きを編集して、キーボードに一度も触れずに整ったメールを送れます。今日からhttps://usevoicy.comで、コミュニケーションの進め方を変えてみましょう。

AIに文章の書き直しを頼む前に、基本的な仕事で使うビジネスメールの書式を理解しておくと役立ちます。