Mit ChatGPT E-Mails schreiben: So sparst du Zeit

Du starrst auf eine leere E-Mail und wartest darauf, dass die richtigen Worte erscheinen? Viele Profis nutzen mittlerweile ChatGPT, um Schreibblockaden zu lösen und jede Woche Stunden zu sparen.

Zusammenfassung des Artikels

Die vierteilige Prompt-Formel:

1. Rolle – Wer soll die KI sein? (freundlicher Support-Mitarbeiter, formeller Projektleiter)

2. Kontext – Wer ist der Empfänger? Wie ist eure Beziehung? Gab es bereits vorherige Gespräche?

3. Aufgabe – Was muss die E-Mail bewirken? (Meeting bestätigen, um Feedback bitten, nachhaken)

4. Tonfall – Werde konkreter als nur "formell" oder "lässig" (empathisch, aber bestimmt; optimistisch und ermutigend)

Clevere Wege, ChatGPT zu nutzen:

• Verläufe zusammenfassen – Kopiere lange E-Mail-Ketten und frage nach den wichtigsten Entscheidungen und To-dos

• Vorlagen erstellen – Erstelle wiederverwendbare Frameworks für das Onboarding von Kunden oder wöchentliche Berichte

• Entwürfe bearbeiten – Nutze Befehle wie "mache das prägnanter" oder "stärke den Call-to-Action"

Häufige Fehler, die Du vermeiden solltest:

• Generische Prompts führen zu roboterhaften Ergebnissen

• Passe KI-Entwürfe immer persönlich an und bearbeite sie

• Teile niemals vertrauliche Informationen in Prompts

• Prüfe Namen, Daten und Details vor dem Senden gründlich ab

Pro-Tipp: Diktierte detaillierte Prompts, anstatt sie zu tippen, um schnellere Ergebnisse zu erzielen.

Neuere Umfragen zeigen, dass über 5,4 % der ChatGPT-Nutzer das Tool nutzen, um E-Mails oder Briefe zu schreiben. Damit ist das Schreiben von E-Mails auf der Plattform beliebter als kreatives Schreiben.

Nutze Spracheingabe, um bessere ChatGPT-E-Mails schneller zu schreiben

Kurze Antwort: ChatGPT schreibt bessere E-Mails, wenn dein Prompt echten Kontext enthält. Diesen Kontext per Spracherkennung zu diktieren, ist oft schneller als ihn zu tippen – besonders wenn du den Empfänger, die Situation, den Tonfall und das genaue gewünschte Ergebnis erklären musst.

Anstatt einen winzigen Prompt wie "Schreibe eine Follow-up-E-Mail" zu tippen, sprich das gesamte Briefing ein. Ein detaillierter Sprach-Prompt gibt ChatGPT nützlicheres Rohmaterial und liefert meist einen Entwurf, der weniger Bearbeitung erfordert.

Ein einfacher Workflow: Vom gesprochenen Wort zu ChatGPT-E-Mails

1. Beschreibe die Situation laut. Erwähne, für wen die E-Mail ist, was passiert ist und was du von der Person benötigst.

2. Frage ChatGPT nach einem ersten Entwurf. Gib Tonfall, Länge und Call-to-Action vor.

3. Lies den Entwurf einmal durch. Überprüfe Namen, Daten, Aussagen und sensible Informationen.

4. Diktiere die letzten Änderungen. Nutze kurze Anweisungen wie "mache den Einstieg herzlicher" oder "formuliere die Bitte direkter".

Das funktioniert hervorragend für Vertriebs-Follow-ups, Support-Antworten, Kunden-Updates, Job-Bewerbungen und schwierige E-Mails, bei denen du genau weißt, was du sagen willst, es aber nicht mühsam eintippen möchtest.

Wenn der Großteil deiner E-Mail-Arbeit in Gmail oder Outlook stattfindet, sieh dir die Voicy-Anleitungen für Spracherkennung für Gmail und Sprache zu Text in Outlook an. Wenn du ChatGPT den ganzen Tag nutzt, ist der Workflow für Sprache zu Text in ChatGPT der schnellste Einstieg.

Mach ChatGPT zu deinem Schreibpartner

Wenn du ChatGPT klare Anweisungen gibst, wird es zu einem mächtigen Werkzeug für deine tägliche Arbeit. Du kannst klarere und bessere E-Mails in Sekunden statt in Minuten erstellen.

Um großartige Ergebnisse mit ChatGPT zu erzielen, nimm diese vier Dinge in deinen Prompt auf:

• Kontext: An wen schreibst du und warum?

• Die Aufgabe: Was muss die E-Mail bewirken?

• Der Tonfall: Soll es formell, freundlich oder dringlich sein?

• Wichtige Details: Nenne Namen, Daten oder Projektinfos.

Diese einfache Formel hilft ChatGPT, dir einen soliden Entwurf zu liefern, der zu 90 % versandfertig ist.

Die wahre Stärke von KI bei E-Mails liegt darin, die Vorarbeit für dich zu erledigen. Du erhältst einen starken Entwurf, den du schnell personalisieren und abschicken kannst.

Möchtest du KI in weiteren Bereichen nutzen? Sieh dir unsere Leitfäden dazu an, wie du ChatGPT zur Lead-Generierung nutzen und Spracherkennung für Gmail verwenden kannst.

Schreibe Prompts, die Ergebnisse liefern

Hast du ChatGPT jemals gebeten, "eine Follow-up-E-Mail zu schreiben", und das Ergebnis klang völlig roboterhaft? Das Problem ist nicht die KI – es sind deine Anweisungen.

Hör auf, ChatGPT wie eine Suchmaschine zu behandeln. Behandle es wie ein neues Teammitglied, das ein klares Briefing braucht. Vage Anfragen führen zu vagen Antworten. Detaillierte Prompts liefern Entwürfe, die fast versandbereit sind.

Das Geheimnis liegt darin, der KI vier Schlüsselinformationen zu geben.

Die vier Bestandteile eines großartigen Prompts

Betrachte diese vier Elemente als Pflichtbestandteile für jeden Prompt. Fehlt eines davon, wird dein Ergebnis nicht optimal sein.

Rolle: Wer soll die KI sein? Ein freundlicher Support-Mitarbeiter? Ein formeller Projektleiter? Ein optimistischer Marketer? Das legt das Fundament für die gesamte Antwort.

Kontext: Was ist der Hintergrund? Erkläre ChatGPT, wer der Empfänger ist, wie deine Beziehung zu ihm ist und was in vorherigen Gesprächen besprochen wurde. Das ist der wichtigste Teil, um roboterhafte Sprache zu vermeiden.

Aufgabe: Was ist das Ziel? Formuliere klar, was die E-Mail tun soll. Ein Meeting bestätigen? Um Feedback bitten? An eine Rechnung erinnern?

Tonfall: Wie soll sich die E-Mail anfühlen? Gehe über "formell" oder "lässig" hinaus. Versuche es mit Formulierungen wie "empathisch, aber bestimmt", "optimistisch und ermutigend" oder "prägnant und professionell".

Ein guter Prompt ist wie ein Kreativ-Briefing. Eine klare Rolle, Kontext, Aufgabe und Tonfall verwandeln ChatGPT von einem einfachen Tool in einen strategischen Schreibpartner.

Sieh den Unterschied, den Details machen

Hier siehst du, wie das Hinzufügen von Details deine E-Mail-Entwürfe transformiert:

Erkennst du das Muster? Mehr Details hineinzugeben führt zu besseren Ergebnissen.

Pro-Tipp: Detaillierte Prompts per Spracherkennung zu diktieren geht schneller als Tippen. Erfahre mehr in unserem Leitfaden zu Sprache zu Text in ChatGPT.

Meistere den Tonfall für jede Situation

Hast du schon mal 20 Minuten damit verbracht, eine E-Mail umzuschreiben, weil du Angst hattest, sie klingt zu forsch? Oder zu locker? Die Nutzung von ChatGPT für E-Mail-Entwürfe kann helfen – aber nur, wenn du weißt, wie du die KI anleitest.

Nur nach einem "professionellen" Tonfall zu fragen, ist zu vage. Du erhältst einen faden, roboterhaften Entwurf, der wie eine vorgefertigte Grußkarte klingt.

Werde spezifisch. Stell es dir vor wie die Regie bei einem Schauspieler – gib ihm Motivation und Kontext für eine bessere Performance. Das Gleiche gilt für KI-Prompts.

Tatsächlich haben bereits 58 % der Erwachsenen unter 30 Jahren ChatGPT ausprobiert, was einen großen Wandel in der professionellen Kommunikation zeigt. Erfahre mehr beim Pew Research Center.

Nutze spezifische Adjektive für den Tonfall

Die wahre Stärke liegt darin, deinen Prompts eine spezifische emotionale Färbung zu verleihen. Das hilft dir, knifflige berufliche Situationen geschickt zu meistern.

Hier sind einige häufige Szenarien:

Schlechte Nachrichten überbringen: Anstatt "Schreibe eine formelle E-Mail", versuche: "Entwirf eine E-Mail über Projektverzögerungen mit empathischer Transparenz. Bestätige die Unannehmlichkeiten, bleibe aber zuversichtlich bezüglich des neuen Zeitplans."

Eine Anfrage ablehnen: Statt "Schreibe ein höfliches Nein", nutze: "Verfasse eine freundliche Absage für eine Einladung als Redner. Sei herzlich und dankbar, schlage Alternativen vor und halte die Tür für zukünftige Gelegenheiten offen."

Eine Antwort einfordern: Lass das einfache "Schreibe eine Erinnerungs-E-Mail" weg und wähle: "Erstelle ein freundliches, aber bestimmtes Follow-up zu einem unbeantworteten Angebot. Zeige Verständnis, aber auch Dringlichkeit. Mach deutlich, dass wir bis Freitag eine Entscheidung brauchen."

Diese präzisen Anweisungen helfen ChatGPT, genau das Gefühl zu treffen, das du für die jeweilige Situation brauchst.

Clevere Wege, ChatGPT für E-Mails zu nutzen

ChatGPT kann mehr als nur eine leere Seite füllen. Nutze es, um die Teile deines E-Mail-Workflows zu optimieren, die am meisten Zeit und Energie kosten.

Lange E-Mail-Ketten zusammenfassen

Wurdest du schon mal in einen langen E-Mail-Verlauf weitergeleitet mit der Bitte, dich "kurz einzulesen"? Anstatt 20 Minuten lang zu scrollen, kopiere den gesamten Verlauf und füttere ChatGPT damit mit einem einfachen Befehl.

Hier ist ein Prompt, den ich nutze: "Fasse die wichtigsten Entscheidungen, To-dos und offenen Fragen aus diesem E-Mail-Verlauf zusammen. Liste die To-dos sortiert nach Zuständigkeit auf."

Du erhältst eine saubere, nützliche Zusammenfassung, die dir genau sagt, was entschieden wurde und was du als Nächstes tun musst.

Wiederverwendbare E-Mail-Vorlagen erstellen

Für Aufgaben, die du immer wieder erledigst, sind Vorlagen ein echter Game-Changer. Denke an typische Situationen: neue Kunden begrüßen, Projekt-Updates senden oder auf verspätete Antworten nachhaken.

Lass ChatGPT das Fundament bauen, anstatt jedes Mal von vorne anzufangen.

Kunden-Onboarding: Bitte die KI, eine Begrüßungs-E-Mail mit den nächsten Schritten, Team-Vorstellungen und Links zu wichtigen Dokumenten zu entwerfen.

Wöchentliche Berichte: Lass die KI ein Update strukturieren mit Abschnitten für "Was wir erreicht haben", "Prioritäten für nächste Woche" und "Eventuelle Hürden".

Betrachte ChatGPT als Architekten deiner Kommunikation. Das Erstellen smarter Vorlagen hilft dir, deinen Workflow zu standardisieren, sodass jede Nachricht konsistent und hochwertig ist.

Nutze ChatGPT als deinen Editor

Dies ist vielleicht die mächtigste Methode: Mach die KI zu deinem Lektor. Füge einen Entwurf ein und gib ihr spezifische Anweisungen.

Hier sind Befehle, die ich ständig nutze:

• "Mache das prägnanter." Kürzt Unnötiges und strafft Sätze.

• "Formuliere den Call-to-Action klarer." Formuliert Bitten so um, dass sie direkter und überzeugender sind.

• "Prüfe auf Verständlichkeit und schlage Verbesserungen vor." Perfekt, um eine zweite Meinung zu deinen Texten einzuholen.

Das funktioniert noch schneller, wenn du es mit anderen Tools kombinierst. Unser Leitfaden zur Nutzung von Spracheingabe in Microsoft Outlook zeigt, wie du deine Gedanken diktierst und sie mit KI aufpolierst – ganz ohne Tastatur.

Vermeide diese häufigen Fehler

Die Nutzung von ChatGPT zum Schreiben von E-Mails spart Zeit, ist aber nicht perfekt. Kopieren und Einfügen ohne Bearbeitung führt oft zu hölzernen, unprofessionellen Nachrichten.

Ein großer Fehler sind ungenaue, generische Prompts. Sagst du ChatGPT einfach "schreibe eine Follow-up-E-Mail", erhältst du einen faden, roboterhaften Entwurf. Du musst Kontext liefern: für wen die E-Mail ist, wie eure Beziehung zueinander ist und was du erreichen willst.

Ein weiterer Fehler ist zu glauben, man sei fertig, sobald man auf "Generieren" klickt. Ein KI-Entwurf ist nur der Startpunkt. Du solltest ihn immer bearbeiten, um deine eigene Stimme einzubringen und sicherzustellen, dass er auch nach dir klingt.

Betrachte den Entwurf von ChatGPT als Rohmaterial. Deine Aufgabe ist es, ihn zu verfeinern, persönliche Nuancen hinzuzufügen und jedes Detail zu prüfen. Diese menschliche Kontrolle ist unverzichtbar, um glaubwürdig zu bleiben.

Schließlich solltest du niemals sensible Informationen in deine Prompts packen. Keine vertraulichen Kundendetails, keine personenbezogenen Daten und keine Betriebsgeheimnisse.

Deine schnelle Checkliste für smarte KI-Nutzung

Gehe diese Punkte durch, bevor du eine KI-gestützte E-Mail abschickst:

• Kontext ist alles: Hast du der KI eine klare Rolle, Aufgabe und einen Tonfall vorgegeben?

• Personalisiere alles: Klingt das nach dir oder nach einer Maschine?

• Fakten prüfen: Sind Namen, Daten und Fakten zu 100 % korrekt?

• Sensible Daten schützen: Hast du alle vertraulichen Infos aus deinem Prompt entfernt?

Bevorzugst du Claude als Schreibhilfe? Voicy unterstützt auch die Claude-Spracheingabe, sodass du einen detaillierten Prompt einsprechen und das Transkript vor dem Senden bearbeiten kannst.

Deine häufigen Fragen beantwortet

Kann ChatGPT E-Mails in anderen Sprachen schreiben?

Ja, absolut. ChatGPT meistert E-Mails auf Spanisch, Französisch, Deutsch, Japanisch und in Dutzenden anderen Sprachen wirklich gut.

Für beste Ergebnisse gib den Prompt direkt in der Zielsprache ein oder präzisiere es im englischen Prompt. Versuche: "Schreibe eine formelle E-Mail auf Deutsch an einen Kunden über eine Projektverzögerung."

Pro-Tipp: Lass wichtige E-Mails von einem Muttersprachler Korrektur lesen. Er kann feine Nuancen im Tonfall und in den Formulierungen anpassen, damit deine Nachricht genau richtig ankommt.

Ist es sicher für vertrauliche geschäftliche E-Mails?

Du solltest niemals sensible, vertrauliche oder persönliche Daten in die kostenlose, öffentliche Version von ChatGPT eingeben. Diese Unterhaltungen können genutzt werden, um das KI-Modell zu trainieren.

Ein sicherer Ansatz ist es, deine Prompts zu anonymisieren.

Nutze Platzhalter wie "[Name des Kunden]" und "[Firma]" anstelle echter Namen. Sobald ChatGPT den Entwurf generiert hat, setzt du die echten Details ein.

Für Unternehmen, die mehr Sicherheit benötigen, bieten kostenpflichtige Versionen wie ChatGPT Team oder Enterprise strengere Datenschutzeinstellungen.

Wie sorge ich dafür, dass KI-E-Mails nicht roboterhaft klingen?

Niemand möchte E-Mails, die klingen, als hätte sie eine Maschine geschrieben. Der Schlüssel liegt darin, ChatGPT eine Probe deines eigenen Schreibstils zu geben.

So funktioniert es:

• Beginne mit: "Analysiere meinen Schreibstil anhand des folgenden Textes und schreibe dann eine neue E-Mail im gleichen Tonfall."

• Füge einen kurzen Ausschnitt einer E-Mail ein, die du selbst verfasst hast.

Du kannst auch direkte Stil-Anweisungen geben wie "Nutze einen freundlichen, direkten Ton, halte Sätze kurz und füge ein passendes Emoji hinzu." Je spezifischer du bist, desto näher kommt es deiner natürlichen Stimme.

Bereit, deinen E-Mail-Workflow schneller und smarter zu machen? Mit Voicy kannst du detaillierte Prompts diktieren, Entwürfe bearbeiten und polierte E-Mails senden, ohne jemals deine Tastatur zu berühren. Verändere deine Kommunikation noch heute auf https://usevoicy.com.

Bevor du eine KI bittest, eine Nachricht umzuschreiben, hilft es, das grundlegende professionelle E-Mail-Format für Büro-E-Mails zu verstehen.